Taulukoista tuotepassiin – näin valmistaudumme EU:n uusiin vaatimuksiin

Tuotetiimin arki ei aina näytä strategialta. Se näyttää usein sähköpostiketjuilta, puuttuvien sertifikaattien etsimiseltä, Excel-taulukoilta ja muistutuksilta, joilla varmistetaan, että oikea dokumentti löytyy oikeaan aikaan.

Image Wearilla tämä arki on tuttua. Suomalaisena työ- ja ammattivaateryityksenä toimitamme vaatteita B2B-asiakkaille eri toimialoille, kuten terveydenhuoltoon, HoReCa-alalle, logistiikkaan, teollisuuteen ja turvallisuuskriittisiin tehtäviin. Tuotteidemme taustalla on laaja toimittajaverkosto Euroopassa ja Aasiassa sekä suuri määrä vaatimuksia, sertifikaatteja ja dokumentaatiota.

Työvaatteissa sertifikaatit eivät ole pelkkä muodollisuus. Ne kertovat, että tuote täyttää sille asetetut vaatimukset ja toimii siinä työssä, johon se on suunniteltu. Vielä vähän aikaa sitten näiden dokumenttien hallinta oli pitkälti manuaalista. Nyt olemme siirtymässä kohti selkeämpää ja järjestelmällisempää tapaa hallita tuotetietoa. Taustalla vaikuttaa myös EU:n digitaalinen tuotepassi eli DPP.

Vuosi 2029 kuulostaa kaukaiselta – mutta valmistautuminen alkaa nyt

Digitaalisen tuotepassin odotetaan tulevan tekstiileille pakolliseksi EU:n ekosuunnitteluasetuksen eli ESPR:n myötä noin vuodesta 2029 alkaen. Monelle tämä voi kuulostaa vielä tulevaisuuden asialta, mutta käytännössä valmistautuminen on aloitettava paljon aikaisemmin.

Tuote, joka tulee markkinoille vuonna 2029, voi olla suunnittelupöydällä jo vuonna 2027. Silloin myös tuotteen taustatietojen pitää olla kunnossa: kuitukoostumus, materiaalien alkuperä, sertifikaatit, kierrätetyn materiaalin osuus sekä haitallisiin aineisiin liittyvä dokumentaatio.

Kun tietoa kerätään monitasoisesta toimittajaverkostosta, se ei tapahdu hetkessä. Tiedot pitää pyytää, saada, tarkistaa ja tallentaa sellaiseen muotoon, että niitä voidaan hyödyntää myös myöhemmin. Jos jokainen dokumentti on eri kansiossa, sähköpostissa tai taulukossa, kokonaiskuvan ylläpitäminen on hidasta ja altista virheille.

Työvaatealalla haaste korostuu. Tuotteet ovat teknisiä, sertifikaatteja on paljon ja vaatimustenmukaisuuden merkitys on konkreettinen. Vanhentunut sertifikaatti ei ole vain puuttuva tiedosto, vaan se voi vaikuttaa auditointeihin, asiakasvaatimuksiin ja tuotteen käytettävyyteen.

Sertifikaatit yhteen paikkaan

Valitsimme Ovidon tueksemme sertifikaattien ja toimittajadatan hallintaan. Tavoitteena on siirtää tietoa pois hajanaisista sähköpostiketjuista, kansioista ja taulukoista yhteen selkeään järjestelmään.

Muutos näkyy erityisesti kolmella tavalla.

•           Jokainen sertifikaatti voidaan liittää siihen tuotteeseen, johon se kuuluu. Dokumentti ei ole vain tallessa jossakin kansiossa, vaan se on yhdistetty oikeaan tuotteeseen ja sen voimassaoloa voidaan seurata järjestelmällisesti.
•           Uusimiset eivät ole enää yksittäisten ihmisten muistin varassa. Automaattiset muistutukset auttavat varmistamaan, että oikeat henkilöt ja toimittajat saavat tiedon ajoissa ennen sertifikaatin vanhentumista.
•           Toimittajadatan kerääminen helpottuu. Vaatimustenmukaisuuteen ja vastuullisuuteen liittyvät tietopyynnöt voidaan lähettää toimittajille järjestelmän kautta, ja päivitetyt dokumentit saadaan takaisin jäsennellyssä muodossa.

Lopputuloksena tuotetieto pysyy paremmin ajan tasalla. Tietoa ei tarvitse koota kiireessä juuri ennen auditointia, eikä kokonaisuus ole riippuvainen siitä, kuka sattuu olemaan paikalla tai missä viimeisin versio on tallessa.

Manuaalinen työ vie aikaa ja lisää riskejä

Sertifikaattien hallinta ei ole pieni sivutehtävä. Se on jatkuvaa seurantaa: voimassaoloaikojen tarkistamista, uusien dokumenttien pyytämistä, oikeiden versioiden tallentamista ja varmistamista, että asiakkaille ja auditoijille jaetaan ajantasainen tieto.

Manuaalisesti tehtynä tämä vie helposti satoja tunteja vuodessa. Aika on pois tuotepäälliköiden, vastuullisuustyötä tekevien ja muiden asiantuntijoiden työstä – eli juuri siltä työltä, jossa kehitetään tuotteita, parannetaan toimintaa ja rakennetaan tulevaisuuden ratkaisuja.

Lisäksi manuaalisuus kasvattaa riskiä, että jokin jää huomaamatta. Jos esimerkiksi tärkeä EN ISO- tai näkyvyysvaatetussertifikaatti pääsee vanhentumaan, kyse ei ole vain hallinnollisesta viiveestä. Se voi aiheuttaa ongelmia auditoinneissa, asiakasyhteistyössä ja vaatimusten täyttämisessä.

Siksi kysymys ei ole enää siitä, kannattaako valmistautua. Kysymys on siitä, milloin valmistautuminen aloitetaan ja mitä odottaminen maksaa.

Rakennamme pohjaa tulevalle

Emme aloittaneet tyhjältä pöydältä. Meillä oli jo laadukkaat tuotteet, vahvat toimittajasuhteet ja paljon olemassa olevaa tietoa. Haasteena oli saada tieto sellaiseen muotoon, että se palvelee tulevia vaatimuksia paremmin.

Ovidon avulla pystymme kokoamaan toimittajadataa, sertifikaatteja ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvää dokumentaatiota yhteen paikkaan. Samalla rakennamme pohjaa digitaaliselle tuotepassille ja tulevaisuuden läpinäkyvämmälle tuotetiedolle.

Työvaate on edelleen sama. Sertifikaatti on edelleen sama. Se, mikä muuttuu, on näkyvyys: tieto löytyy helpommin, sen ajantasaisuutta voidaan seurata ja sen avulla voidaan osoittaa, että tuote täyttää sille asetetut vaatimukset.

Sertifikaatista tuotepassiin.
Rakennettu työvaatteille.
Valmiina tulevaan.